Une activité réglementée qui pose des obligations

Le prestataire a l’obligation, pour toute prestation de formation professionnelle, de signer avec le financeur un document contractuel appelé :

• convention de formation professionnelle continue, lorsque le financeur est une personne morale (employeur privé ou public, collectivité publique, FIAF, etc.),
• contrat individuel de formation professionnelle continue lorsqu’il s’agit d’une personne physique qui finance elle-même sa formation.

Ce document contractuel doit obligatoirement comporter certaines mentions détaillées à l’article R. 545-1 du code du travail de la Nouvelle-Calédonie, complété aux articles :

- R. 545-2 pour les formations à distance (FOAD),

- R. 545-3 pour l’accompagnement à la validation des acquis de l’expérience,

- Lp. 545-5 pour les contrats individuels.

Des modèles sont mis à la disposition des prestataires (voir ci-dessous) pour être personnalisés et adaptés.

Mentions obligatoires

1. L'identification des parties signataires de la convention et en particulier le numéro de déclaration d'activité du prestataire de formation ;
2. La nature de la prestation au regard de la typologie définie à l'article Lp. 541-3 ;
3. Les compétences professionnelles visées ;
4. Le programme pédagogique détaillé ;
5. La durée et les dates de réalisation ;
6. L'identité et le statut des stagiaires ;
7. Le nombre maximal de stagiaires susceptible de suivre l'action de formation ;
8. Les titres et qualités des formateurs et, le cas échéant, leur numéro d'agrément délivré par l'autorité administrative conformément à l'article Lp. 545-15 ;
9. Les moyens pédagogiques et techniques mis en œuvre pour la réalisation de la prestation ;
10. Les modalités d'évaluation des résultats et, le cas échéant, les modalités de validation de la formation menant à une certification professionnelle ;
11. En cas de sous-traitance totale ou partielle de la prestation, l’identification du prestataire sous-traitant et des prestations assurées par celui-ci ;
12. Les modalités de prise en charge des coûts pédagogiques comprenant a minima le prix unitaire et le volume prévu, ainsi que les taxes applicables à la prestation ;
13. Les éventuels coûts d'hébergement et de restauration des stagiaires ;
14. L'éventuel concours financier apporté par une personne morale de droit public ;
15. Les éventuelles clauses de réparation, dédommagement ou dédit consécutives à la non réalisation de la prestation ou à sa réalisation partielle du fait des parties signataires ;
16. Les modalités de règlement amiable des difficultés auxquelles peut donner lieu l'exécution de la convention.

Outre les mentions prévues à l'article R. 545-1, lorsque la formation est assurée, toute ou partie, à distance, la convention stipule :

1. Les séquences réalisées à distance et les séquences réalisées en centre de formation ;
2. Les prestations de suivi et d'évaluation des travaux assurées par le prestataire et le prix de ces prestations ;
3. Les modalités d'assistance pédagogique ;
4. Le cas échéant, l'assistance technique proposée au stagiaire en cas de difficulté d'utilisation ou de connexion à une plateforme à distance.

Ces conventions peuvent concerner des actions de formation professionnelle continue réalisées aussi bien en Nouvelle-Calédonie qu’hors de la Nouvelle-Calédonie.

Ces conventions peuvent être annuelles lorsque la totalité de la prestation est réalisée sur l’année civile ou pluriannuelles, lorsque la prestation est réalisée sur deux ou trois ans.

La convention d’accompagnement VAE

Les prestations d’accompagnement VAE font l’objet de convention, en général tripartite, spécifique.

Les phases d'accompagnement VAE font l'objet d'une convention tripartite signée par le candidat, le prestataire assurant l'accompagnement et le financeur éventuel.

Lorsque le candidat finance lui-même l'accompagnement, un contrat doit être établi entre le bénéficiaire et le prestataire. Les modalités financières doivent alors être conformes aux dispositions applicables aux contrats individuels de formation (voir ci-dessous).

La convention de bilan de compétences

Lorsque le bilan de compétences est financé par l'employeur, une collectivité publique ou le FIAF, il fait l'objet d'une convention tripartite signée par le bénéficiaire, le prestataire de bilan de compétences et le financeur.

Lorsque le bénéficiaire finance lui-même le bilan de compétences, un contrat doit être établi entre le bénéficiaire et le prestataire assurant le bilan de compétences. Les modalités financières doivent alors être conformes aux dispositions applicables aux contrats individuels de formation (voir ci-dessous).

Le contrat individuel de formation

Lorsqu’une personne physique entreprend une formation, à titre individuel et à ses frais, un contrat est conclu entre elle et le prestataire de formation. Ce contrat précise, à peine de nullité :

• la nature, la durée et l’objet des actions de formation qu’il prévoit ainsi que les effectifs qu’elles concernent ;
• le niveau de connaissances préalables requis pour suivre la formation et obtenir les qualifications auxquelles elle prépare ;
• les conditions dans lesquelles la formation est donnée aux stagiaires, notamment les moyens pédagogiques et techniques mis en oeuvre ainsi que les modalités de contrôle des connaissances et la nature de la sanction éventuelle de la formation ;
• les diplômes, titres ou références des personnes chargées de la formation prévue par le contrat ;
• les modalités de paiement ainsi que les conditions financières prévues en cas de cessation anticipée de la formation ou d’abandon en cours de stage.

Dans le délai de dix jours à compter de la signature du contrat, le stagiaire peut se rétracter par lettre recommandée avec accusé de réception.

Si, par suite de force majeure dûment reconnue, le stagiaire est empêché de suivre la formation, il peut rompre le contrat. Dans ce cas, seules les prestations effectivement dispensées sont dues au prorata temporis de leur valeur prévue au contrat.

Aucune somme ne peut être exigée du stagiaire avant l’expiration du délai de rétractation prévu à l’alinéa précédent. Il ne peut être payé à l’expiration de ce délai une somme supérieure à 30 % du prix convenu. Le solde donne lieu à l’échelonnement des paiements au fur et à mesure du déroulement de l’action de formation.

La comptabilité des prestataires de formation de droit privé doit être tenue conformément au plan comptable général. Les organismes à activités multiples, public ou privé, doivent suivre d’une façon distincte en comptabilité, l’activité au titre de la formation professionnelle continue.

Le plan comptable applicable aux prestataires de formation de droit privé a été adapté à cette activité (cf. arrêté du 2 août 1995 relatif à l’application des adaptations professionnelles du plan comptable général aux dispensateurs de formation professionnelle ayant un statut de droit privé). Cela implique pour la structure de créer des comptes spécifiques, tant en charge qu’en produit, ainsi qu’au niveau des comptes de capitaux et des comptes de tiers.

Les organismes de formation doivent également établir, en plus des bilans comptables et des comptes de résultat et des annexes comptables habituelles (immobilisation, amortissement, etc …), des annexes complémentaires qui ont pour but de :

• expliciter les conventions de sous-traitance,

• détailler l’origine de leur ressource,

• décrire la composition des actions de formation réalisées par finalité,

• détailler les conventions de ressources publiques affectées.

Le non-respect de ces obligations peut faire l’objet de sanctions :

Absence de comptabilité = sanctions pénales :

• 537 000 francs d’amende,

• interdiction d’exercer temporairement ou définitivement l’activité de dirigeant d’un organisme de formation.

Comptabilité non conforme = sanctions administratives :

• 450 000 francs d’amende,

• fermeture administrative de 7 jours ou de 30 jours en cas de récidive,

• retrait d’enregistrement.

Le ou les administrateurs de l’organisme

Les personnes gérant l’organisme ne doivent pas avoir fait l’objet de condamnation pénale en raison de faits constituant des manquements à la probité, aux bonnes mœurs et à l'honneur.

Les intervenants

Les intervenants assurant les prestations de formation (formateur, accompagnateur VAE ou conseiller en bilan de compétences) peuvent être liés à l’organisme selon plusieurs modalités juridiques (gérant,salarié, sous-traitant, bénévole pour les organismes associatifs).

Les titres et qualités de ces personnes doivent être en adéquation avec les prestations à réaliser, en matière de compétences technique et pédagogique.

Par ailleurs, depuis 2017, les formateurs peuvent obtenir un agrément délivré par la Nouvelle-Calédonie qui est obligatoire pour que :

• la formation puisse être financée par le FIAF ou une collectivité publique,
• les dépenses de formation puissent être déduites par l’employeur de son obligation fiscale.

Un protocole individuel de formation doit être remis au stagiaire qui suit une action de formation avant l'entrée en formation ou, au plus tard, le premier jour de formation. Il comprend :

• le programme et les objectifs de la formation,
• la liste des formateurs avec la mention de leurs titres ou qualités,
• le calendrier et les horaires,
• les modalités d’évaluation de la formation,
• le cas échéant, les modalités de validation par une certification professionnelle de la formation,
• le coût de la formation et l’identification du financeur,
• les références de la personne commanditaire auprès de laquelle le stagiaire peut exposer ses griefs,
• le règlement intérieur applicable à la formation.

Lorsque le stagiaire finance lui-même la formation, le protocole doit être joint au contrat.

Lorsque le stagiaire est financé par son employeur ou par le fonds d’assurance formation, le prestataire de formation doit joindre le protocole à la convention. L’employeur devra assurer la transmission au stagiaire.

Lorsque le stagiaire est financé par une collectivité publique, le prestataire de formation doit remettre le protocole au stagiaire.

À l’issue de la formation, le prestataire doit fournir au stagiaire une attestation mentionnant les objectifs, la nature et la durée de l’action et, le cas échéant, les résultats individuels de l’évaluation de la formation et l’indication de l’agrément du formateur.

Avant la formation

Le prestataire doit, à la demande du client, lui fournir un devis détaillant le coût de la prestation. 

Une convention (ou contrat individuel) doit être signée avant le démarrage de la formation.

Le protocole individuel de formation doit être communiqué à l’employeur avant le début de la formation pour que celui-ci le transmettre aux stagiaires.

Pendant la formation

Un suivi des présences doit être mis en place afin de permettre au financeur de vérifier la réalisation de la prestation. Cet état de présence doit être signé par chacun des stagiaires et validé par le formateur.

Le prestataire doit appliquer son règlement intérieur et veiller au respect des règles (discipline, hygiène et sécurité). Il informe le financeur de toute sanction appliquée au stagiaire.

En cas d’accident durant la formation, celui-ci est considéré comme un accident du travail et le prestataire doit dans ce cas informer sans délai le financeur et, si le financeur est une collectivité publique, faire la déclaration obligatoire auprès de la CAFAT et de l’inspection du travail.

Après la formation

Le prestataire doit a minima (sauf disposition contractuelle plus contraignante) transmettre au financeur un état détaillé des présences effectives.

Les documents produits par un prestataire ne doivent, sous quelque forme que ce soit, faire état du caractère libératoire des dépenses effectuées par un employeur.

Les pratiques commerciales des prestataires de formation professionnelle continue ne doivent rien comporter de nature à induire en erreur les financeurs ou demandeurs de formation, sur :

• les connaissances de base indispensables,
• la nature de la formation,
• sa durée moyenne,
• la certification professionnelle à laquelle elle prépare ou les qualifications qu’elle peut donner.

La publicité écrite, sous quelle que forme que ce soit, doit préciser les moyens pédagogiques, les titres ou qualités des personnes chargées de la formation, ainsi que les tarifs applicables.

La fixation du coût d’une prestation de formation professionnelle continue n'est pas (sauf cas particulier) encadrée par un barème. L’organisme est donc libre de fixer le prix en fonction du prix de revient. Cependant, le code du travail précise que les dépenses facturées doivent être directement liées à l’exécution de la prestation. En cas de contrôle, le prestataire doit donc être en mesure de justifier les dépenses engagées pour la réalisation de l’action de formation. Si les dépenses ne sont pas rattachables à l’action de formation, elles seront rejetées et le prestataire devra rembourser à son co-contractant les sommes indûment perçues.

Par ailleurs, seules les prestations réellement réalisées peuvent, en l’absence de clause de dédit formation, être facturées, et ce, quel que soit le motif de non réalisation (du fait du financeur, du stagiaire ou du prestataire de formation). En présence d'une clause de dédit formation prévoyant une indemnité au prestataire en cas d’annulation de la formation, la facturation doit être distincte et indiquer clairement la nature de l’indemnité. La convention de formation doit alors être annulée ou faire l’objet d’un avenant. Pour un employeur, cette dépense n’est pas déductible de son obligation de financement de la formation professionnelle continue.

Mettre à jour sa déclaration d’activité

Toute modification apportée à la déclaration initiale doit être communiquée à la DTEFP (direction du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle) dans un délai de dix jours ouvrables. Cela concerne notamment la raison sociale, l’adresse, les coordonnées, la nature des prestations réalisées, et les intervenants (formateurs, accompagnateurs VAE et conseiller en bilan de compétences).

Transmettre un bilan annuel

Chaque année, le prestataire de formation enregistré auprès de la DTEFP doit fournir un bilan portant sur son activité pédagogique et sa situation financière. Il doit être transmis à la DTEFP par courrier, accompagné obligatoirement des documents comptables de l’exercice, au plus tard avant le 5 mai de chaque année.

Le formulaire de bilan et sa notice sont accessibles ci dessous.

Fournir les documents demandés en cas de contrôle

Tout document administratif, pédagogique, technique et financier en lien avec les prestations et actions de formation professionnelle continue réalisées doit être transmis en cas de contrôle.

Taxe générale sur la consommation (TGC)

Conformément à l’article Lp. 486 du code des impôts, les prestations de formation professionnelle continue réalisées par des organismes déclarés auprès de la DTEFP (direction du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle) sont exonérées de TGC.

En conséquence, la mention "Opération exonérée de TGC conformément à l’article Lp. 486 du code des impôts" devra apparaître sur les conventions, contrats et factures avec un taux de TGC égal à 0 %.

Cotisations sociales des formateurs non salariés

Les formateurs non salariés d’un organisme de formation doivent être déclarés auprès de la CAFAT (articles Lp. 4 point 9° de la loi de pays n° 2001-016 du 11 janvier 2002 relative à la sécurité sociale en Nouvelle-Calédonie).