Les dépenses déductibles de l'obligation de financement

Formation à distance

Une formation ouverte et/ou à distance (FOAD) est un dispositif souple de formation organisé en fonction de besoins individuels ou collectifs. Elle comporte des apprentissages individualisés et l’accès à des ressources et compétences locales ou à distance. Elle n’est pas exécutée nécessairement sous le contrôle permanent d’un formateur.

Le code du travail prévoit la possibilité d’une action de formation séquentielle, qui peut s’effectuer pour tout ou partie à distance. Dans ce cas, la convention de formation doit préciser : 

• les séquences réalisées à distance et les séquences réalisées en centre de formation,

• les prestations de suivi et d’évaluation des travaux assurées par le prestataire et le prix de ces prestations,

• les modalités d’assistance pédagogique,

• le cas échéant, l’assistance technique proposée au stagiaire en cas de difficulté d’utilisation ou de connexion à une plateforme à distance.

Dans ce cadre, le programme de formation doit indiquer :

• les compétences et qualifications des personnes chargées d’assister le bénéficiaire de la formation,

• les modalités techniques selon lesquelles le stagiaire est accompagné ou assisté,

• les périodes et les lieux mis à sa disposition pour s’entretenir avec les personnes chargées de l’assister ou les moyens dont il dispose pour contacter ces personnes,

• les délais dans lesquels les personnes en charge de son suivi sont tenues de l’assister en vue du bon déroulement de l’action, lorsque cette aide n’est pas apportée de manière immédiate.

Par ailleurs, un protocole individuel de formation doit être établi par le prestataire de formation avant le démarrage de la formation, et signé par le stagiaire avant le début de la formation.

Il doit préciser :

• les dates et le calendrier de formation,
• les différentes modalités pédagogiques proposées,
• la durée estimée de chacune des séquences pédagogiques,
• le cas échéant, la liste et le calendrier des travaux à réaliser par le stagiaire,
• les modes d'évaluation de chaque séquence,
• les modalités d'assistance pédagogique et technique.

Par conséquent, la simple mise à disposition d'outils pédagogiques, sans accompagnement pédagogique, n'est pas considérée comme une action de formation professionnelle continue (ex. : fourniture de CDROM, cours en téléchargement…). En outre, un suivi pédagogique ne peut se réduire à une hotline, sans modalités d’encadrement pédagogique et d’évaluation associées.

Formation hors du territoire

Formations en Métropole

Les stages de formation en Métropole doivent avoir fait l’objet d’une convention de formation conforme aux dispositions du code du travail calédonien avec un organisme ayant déclaré son activité auprès d’une DIRECCTE. Une convention conforme aux dispositions du code doit obligatoirement être signée. 

Ne seront pas admises les conventions simplifiées (conventions/factures) qui sont autorisées en Métropole.

Formation à l'étranger

Lorsque l’action de formation est réalisée à l’étranger, le prestataire doit être déclaré auprès de l’administration du pays concerné si cette obligation existe.

Une convention conforme aux dispositions du code du travail calédonien doit être signée, et l’employeur doit être en mesure de fournir les justificatifs de facturation et de paiement de la prestation. En cas de contrôle, si cette convention n’est pas rédigée en français, il pourra être demandé de fournir sa traduction.

Préparation au permis de conduire

Les formations préparant aux permis de conduire sont organisées sous la responsabilité de l’employeur avec le concours d’un prestataire de services particulier, à savoir une école de conduite agréée par le gouvernement de Nouvelle-Calédonie.

La préparation au permis de conduire ne constitue pas a priori une action de formation professionnelle continue. Toutefois, les dépenses liées à cette préparation peuvent être prises en compte au titre de la participation de l’employeur si la possession du permis est indispensable à la tenue du poste qu’occupe le salarié concerné.

Seules les dépenses liées à l’inscription et aux cours de code et de conduite facturées par l’auto-école sont déductibles.

Les coûts pédagogiques des prestations de formation professionnelle continue

Pour l’employeur, les dépenses imputables sur sa participation de l’année sont les dépenses acquittées ou dues au cours de cette même année. Ne sont donc admises que les dépenses qui apparaissent dans la comptabilité de l’entreprise pour l’année considérée.

Il s'agit :

• des versements de l’entreprise au prestataire de formation effectués pendant l’année considérée,

• du montant des prestations de formation effectuées et facturées, mais qui n’ont pas encore donné lieu à règlement effectif. Ces sommes apparaissant cependant dans la comptabilité de l’entreprise au titre des dépenses dues de l’année.

Les sommes versées par l’employeur à un prestataire de formation, en vertu d’une convention de formation, servent exclusivement à rémunérer la prestation de formation proprement dite (coûts de formation, coûts logistiques). Elles ne peuvent en aucun cas être affectées aux dépenses d’hébergement, de restauration et de transport des stagiaires, et à leur rémunération ; cette charge est assumée directement par l’employeur qui l’imputera sur sa participation de l’année.

Seules les sommes indiquées dans la convention de formation sont déductibles. Les sommes versées au titre d’une clause de dédit formation appliquée par le prestataire de formation ne sont pas déductibles de l’obligation. A contrario, en cas d’absence d’une telle clause, le prestataire ne peut facturer que les heures réellement réalisées.

Les aides publiques perçues pour le financement de la formation de quelque nature qu’elles soient, ainsi que le financement apporté par le FIAF doivent être également déduites des sommes engagées par l’employeur.

Le transport des stagiaires

Les frais de transport des stagiaires peuvent venir en déduction du montant de la participation de l’employeur, dans la mesure où ils sont directement liés au déroulement de l’action de formation, d’une démarche VAE ou d’un bilan de compétences. Ils sont pris en compte l’année au cours de laquelle la formation a lieu.

Les frais de transport concernent les dépenses exposées directement par l’entreprise ou remboursés par elle aux stagiaires pour :

• se rendre de leur domicile au lieu de stage et en revenir, dans la mesure où il apparaît de façon incontestable qu’il est nécessaire pour le bon déroulement du stage de regrouper les stagiaires venus de localités différentes (ceci s’applique aux stages organisés par une entreprise dont les établissements sont dispersés),

• se rendre sur des lieux de stage pratique différents de ceux où est dispensé l’enseignement théorique.

Ces frais sont déductibles dans leur intégralité et pour leur montant réel, sur justificatif, quel que soit le moyen de transport utilisé ; ou sur la base des indemnités kilométriques, au montant habituellement pratiqué dans l’entreprise.

Concernant les formations hors territoire, ces dépenses ne peuvent être retenues que si le voyage est compris dans le délai de huit jours pleins et continus avant le stage de formation et huit jours pleins et continus après celui-ci. Au-delà de ce laps de temps, les frais inhérents aux déplacements ne sont pas imputables sur l’obligation de participation de l’employeur.

Les frais d’hébergement et de restauration

Il s’agit des frais correspondant à la restauration et à l’hébergement des stagiaires pendant la durée de l’action de formation, dans la mesure où ces frais sont directement liés à la formation.

Ils sont déductibles, sur justificatif, et dans les limites indiquées ci-après, par jour et par stagiaire, et quel que soit le coût réel supporté par l’entreprise :

Formation en Nouvelle-Calédonie

• Indemnité de restauration : 2 500 francs ;

• indemnité de nuitée : 9 500 francs.

Formation hors de la Nouvelle-Calédonie

• Indemnité de restauration : 4 500 francs ;

• indemnité de nuitée : 16 000 francs.

Si le prestataire de formation prend en charge, à la demande de l’employeur, les frais d’hébergement et de restauration, ces dépenses doivent faire l’objet d’une convention distincte et doivent être déclarées en tant que telles par l’employeur.

Les rémunérations des stagiaires

D’une façon générale, chaque fois qu’un salarié suit une prestation de formation relevant de la typologie prévue au code du travail de la Nouvelle-Calédonie, avec maintien de sa rémunération par l’employeur, cette rémunération constitue une dépense déductible de la participation de l’entreprise.

Est retenu en dépense déductible, le montant réel brut des rémunérations majorées des cotisations sociales à la charge de l’employeur et des charges assises sur ces rémunérations, pour le temps effectivement passé en formation par le stagiaire (et non pour le personnel éventuellement appelé à le remplacer dans l’entreprise pendant la durée du stage).

Aucun calcul de coût moyen (qu’il soit calculé sur l’ensemble de l’effectif de l’employeur ou sur une catégorie de salariés) n’est autorisé.

Cas particuliers des prestations cofinancées avec le FIAF

Lorsque la prestation de formation n’est que partiellement financée par le FIAF dans le cadre du droit de tirage de l’employeur, l’employeur peut déduire les dépenses restant à sa charge.

Les dépenses de fonctionnement de la formation interne comprennent :

• la rémunération du personnel concourant à la formation (personnel enseignant et personnel non enseignant),

• les frais de fournitures et de matières d’œuvre,

• les autres dépenses de fonctionnement.

Les rémunérations du personnel concourant à la formation

Le formateur interne

Le formateur interne est un salarié de l’entreprise affecté à temps plein ou pour une fraction déterminée de son activité, à la mise en œuvre d’actions de formation internes, organisées par l’entreprise elle-même, et qui se déroulent dans ou hors de ses locaux.

L’agrément du formateur interne est obligatoire pour une déductibilité de la formation

À compter de mars 2020, pour être déductible de l’obligation, la formation interne devra être réalisée par un formateur agréé par la DTEFP (direction du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle).

Le coût du formateur déductible

La rémunération des formateurs internes est déductible, mais ne sont prises en compte que les seules heures passées à enseigner (et non le temps de préparation). Si l’activité de formation est partielle, seule la fraction du salaire correspondant à cette activité peut être imputée.

Le coût du personnel non enseignant

Le personnel non enseignant exerce des activités liées à l’organisation et à l’administration des actions de formation (il peut éventuellement avoir aussi des activités d’enseignement). 

Pour que sa rémunération soit déductible de la participation, il faut qu’il soit affecté exclusivement et à temps plein, à des activités de formation. Ou, s’il travaille à temps partiel, qu’il n’exerce pas d’autres fonctions dans l’entreprise.

Les rémunérations de ces personnels qui peuvent donner lieu à dépenses déductibles, comprennent : les rémunérations brutes proprement dites, y compris les indemnités éventuelles, les cotisations sociales payées par l’employeur, et les charges assises sur ces rémunérations.

Les fournitures et matières d’œuvres 

Les dépenses de fonctionnement des stages comprennent celles relatives aux fournitures et matières premières exclusivement utilisées pour la formation dispensée. Ces dépenses ne peuvent être prises en compte si elles sont utilisées indifféremment pour la production ou la formation, ou si elles sont commercialisées ou réutilisées dans la production.

Les autres dépenses de fonctionnement

Il s’agit des dépenses directement et exclusivement liées au déroulement des actions de formation et qui constituent une charge pour l’entreprise qu’elle n’aurait pas supportée si les actions de formation n’avaient pas été organisées par elle.

Ces frais de fonctionnement peuvent être :

• les dépenses liées à l’entretien des locaux et du mobilier exclusivement affectés à la réalisation des formations : location, entretien, nettoyage, éclairage ;

• les dépenses liées au fonctionnement pédagogique : acquisition d’ouvrages et de documents pédagogiques, frais de fonctionnement des matériels pédagogiques, de reproduction de cours et de documents ;

• les dépenses liées à l’organisation administrative des stages : correspondance, téléphone, assurance, etc. Compte tenu du caractère très divers et de la difficulté d’évaluation de ces dépenses, il peut être admis forfaitairement qu’elles représentent 5 % du montant total des frais de rémunération des personnels enseignants et non-enseignants pour les seules formations organisées par l’entreprise elle-même ;

• les dépenses d’évaluation des besoins de formation et de mise au point des plans de formation, à condition que cette opération d’évaluation et de mise au point ait été suivie d’au moins une réalisation de formation ;

• les dépenses de transport et d’hébergement du personnel concourant à la formation, dans la mesure où elles sont liées directement à la réalisation des stages.

Le caractère libératoire des dépenses de fonctionnement énoncées ci-dessus dépend de la réalisation effective des actions de formation qui les ont générées. L’employeur devra donc être en mesure d’apporter la preuve de la réalité et de la validité des dépenses qu’il déclare.

Les frais d’investissement

L’entreprise qui organise elle-même une action de formation peut être amenée à acquérir du matériel, à aménager ou à construire des locaux réservés à la formation. Ces dépenses d’équipement formation (dépenses d’acquisition du mobilier, du matériel pédagogique et du matériel technique utilisés pour la formation, acquisition, construction ou aménagement des locaux) ne peuvent venir en déduction de la participation annuelle de l’employeur que pour le montant des charges d’amortissement afférentes. Le calcul de l’amortissement s’effectue comme en matière fiscale.

Les dépenses déductibles au titre d’un exercice sont donc les annuités de l’amortissement pratiqué pour cet équipement, à condition qu’il soit exclusivement affecté à la formation pendant la durée de cet exercice.

Dans le cas particulier où du matériel et des locaux précédemment affectés à la production sont mis à la disposition d’un centre de formation, ils ne peuvent être pris en compte que pour leur valeur résiduelle, compte tenu de l’amortissement fiscal effectué à la date du changement d’affectation. Ne seront donc prises en compte que les annuités d’amortissement restantes.

Les versements libératoires faits au FIAF

L’employeur peut également effectuer des versements pour se libérer de son obligation de financement de la formation professionnelle.

Depuis mars 2017, seul le FIAF est en mesure de bénéficier de tels versements. Il peut à ce titre :

• percevoir le versement volontaire d’un employeur qui souhaite se libérer de son insuffisance de dépenses au regard de son obligation,

• recevoir le versement volontaire d’employeurs destiné à financer des prestations de formation professionnelle continue pour leurs salariés.

Pour être déductible, le versement libératoire doit être réalisé au plus tard le 31 mars de l’année suivant celle à laquelle s’applique l’obligation.