QualiFormPro, le label qualité des organismes de formation calédoniens

Porté par le gouvernement, la province Sud et le FIAF, en lien avec la fédération de la formation et de l’insertion de Nouvelle-Calédonie (FFI), ce label traduit la volonté des principaux acteurs de la formation professionnelle continue d’accompagner les organismes de formation dans la reconnaissance de leur professionnalisme.

En se certifiant, les prestataires de formation continue s’engagent à maintenir élevée la qualité de leur offre de formation et de leur organisation, à l’évaluer et à la développer. Le label QualiFormPro rend cet engagement visible. Il est décerné aux organismes de formation continue soucieux de la qualité de leurs prestations et notamment à ceux qui répondent à la commande publique de la Nouvelle-Calédonie et des provinces.

Ces organismes s’engagent à travers cette démarche à poursuivre trois objectifs principaux :

• améliorer la transparence des descriptions des offres de formation et des services pour les clients,
• assurer la qualité des prestations de formation continue sur la base de 24 critères et favoriser leur optimisation,
• disposer de données décisionnelles fiables.

Les exigences du label définies dans le référentiel sont régulièrement adaptées et réévaluées en fonction de l’évolution des attentes des clients et des pratiques des organismes de formation.

Il s’adresse aux organismes qui :

• réalisent, au profit de tiers, des prestations de formation professionnelle continue au sens des dispositions du code du travail de la Nouvelle-Calédonie,
• déclarent leur activité auprès de la DTEFP (direction du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle),
• ont une activité continue depuis au moins 24 mois (soit deux BPF successifs).

Le label QualiFormPro est fortement orienté sur le point de vue de la clientèle des prestataires de formation continue (les stagiaires en priorité, les acheteurs de formation, etc.), de ses besoins et de sa satisfaction. Il tente de prendre en compte la diversité des attentes de ces « clients » qui ne sont pas forcément explicites, homogènes et cohérentes.

Le label renvoie donc tout autant aux résultats attendus qu’aux conditions et modalités qui sont mises en œuvre pour y parvenir.

Un premier axe s’intéresse à la structure elle-même, son organisation, son fonctionnement interne, ses ressources, le pilotage de son activité. Il vise six objectifs :

• un pilotage structuré et pérenne de la structure,
• une gestion des ressources humaines garantissant le niveau de qualité des formations,
• une gestion financière conforme et qui permet une connaissance fine des coûts,
• une gestion des moyens techniques qui sécurise la mise en œuvre des formations,
• une gestion administrative efficiente, 
• une approche maîtrisée des partenariats.

Le second axe davantage orienté vers les conditions de conception, de production et de validation des prestations de formation. Trois objectifs sont identifiés :

• une offre de formation en adéquation avec les besoins et les standards en la matière,
• une préparation de l’action de formation maîtrisée,
• une organisation sécurisée de la formation.

Compte tenu de l’hétérogénéité des organismes de formation, tant en terme de taille que de positionnement sur le marché de la formation professionnelle (type de formations proposées ou typologie des publics formés), certains critères peuvent ne pas être exigibles pour un organisme donné.

Exemple : critère 21 « Gestion de l’alternance » non applicable aux organismes qui ne proposent pas de formation sous contrat d’alternance.

Le référentiel qualité s'inscrit dans une démarche d’amélioration continue de la qualité de la part de l’organisme. Celui-ci doit, certes, viser l’atteinte du niveau attendu défini dans le référentiel, mais au-delà, la démarche implique une approche réflexive et dynamique de son fonctionnement qui vise l’excellence. L’organisme anticipe les évolutions et peut aller au-delà des critères minimaux du référentiel.

Étape 1 : candidature

L’organisme se porte volontaire auprès de la DTEFP et constitue un dossier de candidature.

Étape 2 : auto-évaluation

L’organisme s’auto-évalue au moyen d'un livret proposé par la DTEFP. L’objectif est de s’approprier le référentiel, de mobiliser les équipes et d'évaluer dans quelle mesure l’organisme respecte les critères du référentiel qualité. Cela lui permet de mesurer les écarts à combler et d’envisager s’il peut s’engager dans la démarche de labellisation ou s’il doit encore lever des obstacles avant de s’y lancer (moyens humains, financiers…).

L’organisme peut, s’il le souhaite, dès cette étape, faire appel à une aide extérieure (consultant, association qualité…) afin de l’accompagner dans la mise en œuvre de la démarche.

Étape 3 : diagnostic initial

Le consultant mandaté par la DTEFP effectue sur place un état des lieux des pratiques au sein de l’organisme. Il évalue les écarts entre le niveau d’exigence attendu et le niveau atteint par l’organisme.

Il définit, en liaison avec l’organisme, le contrat de progrès.

Étape 4 : contrat de progrès

Après validation par l’organisme du diagnostic réalisé par l’auditeur mandaté, un contrat de progrès est signé entre l’organisme et la DTEFP. Il définit précisément le délai (18 mois maximum) et les objectifs à atteindre pour répondre aux exigences du référentiel qualité.

Dans le délai prévu au contrat de progrès, l’organisme met en œuvre les actions de mise en conformité. Il est seul décisionnaire des moyens et modalités de mise en œuvre.

Étape 5 : accompagnement individualisé

Un accompagnement individualisé par le consultant mandaté par la DTEFP est proposé durant la mise en œuvre du contrat de progrès afin de répondre aux interrogations et difficultés éventuelles rencontrées par l’organisme.

Étape 6 : audit de certification

Lorsque l’organisme estime avoir satisfait aux exigences du référentiel, et ce, dans le délai maximum prévu au contrat de progrès, il informe la DTEFP qui provoque alors l’audit final. Il réalisé dans l’organisme par le consultant mandaté par le comité de certification. Le consultant mesure la réalité des actions mises en œuvre et réunit les preuves de la satisfaction aux exigences qualité.

Étape 7 : labellisation

Le comité de labellisation, où sont représentés la Nouvelle-Calédonie, la province Sud et le FIAF, analyse le rapport du consultant, puis s'oriente vers :

• la labellisation si la totalité des exigences est respectée,
• ou le refus de la labellisation en cas de non-conformité à de nombreuses exigences et/ou non respect du contrat de progrès signé avec le comité de certification.

Le label QualiFormPro est attribué pour trois ans. L'organisme détenteur a la possibilité d'utiliser le logo sur ses documents, y compris publicitaires. La liste des organismes labellisés est publiée sur le site de la DTEFP.

L’organisme qui n’a pas obtenu le label doit attendre au minimum 12 mois pour intégrer à nouveau la démarche.

Étape 8 : audit de vérification

L'organisme qui a obtenu le label qualité fait l'objet, environ 18 mois après l'attribution du label, d'un audit intermédiaire qui vise à vérifier qu'il continue d'appliquer les procédures mises en place et de respecter les exigences du référentiel.

Durant les trois années qui suivent l'attribution du label, toute dérive grave ou répétée mettant en cause le respect du référentiel, peut entraîner un nouvel audit complet ou un retrait du label selon le cas.

En fonction des résultats de l'audit et de la gravité des dérives constatées, l'organisme peut se voir confirmé, mis en demeure de régulariser dans un délai maximum de trois mois ou retiré le label.